Nestíháte všechno, co byste si přáli stihnout? Ať už je to proto, že často máte problém odolat lákavějším činnostem, než je práce nebo studijní úkoly, anebo si toho prostě jen berete moc najednou, máme pro vás pár tipů, na co se soustředit, aby pro vás čas byl skvělý sluha, a ne bezohledný tyran. Pojďte si nastavit lepší time management!
Co je to time management?
Je to vlastně čisté plánování činností, hlavně z krátkodobějšího hlediska. Pomáhá stanovit důležitost a urgentnost úkolů, termíny schůzek, čas vymezený na dané aktivity… zkrátka díky němu máme v životě o něco větší pořádek a můžeme být i daleko produktivnější.
1. Priority
Každý máme věci, které nás baví, a ty děláme rádi. Na druhé straně jsou pak ty, do nichž se nám moc nechce. Povinnosti. Co mají obě kategorie společné? Cokoliv děláme, by mělo mít svůj cíl a účel. Dělat věci bezdůvodně je ten nejhorší způsob investování času.
Sedněte si a vypište – ať už na papír, mobilu, anebo do počítače – co je pro vás podstatné, a tomu dejte energii. Je to vaše rodina a přátelé? Máte na prvním místě školu, práci, sport…? Nebo nějaký životně důležitý projekt? Každá z oblastí představuje určitý pilíř správného nastavení priorit. A v každé byste měli mít nějaký cíl, bod, kterého chcete dosáhnout. Díky seznamu si taky líp uvědomíte, které aktivity naopak můžete s klidem vynechat. Jsou to ty, které s vašimi prioritami nijak nesouvisí.
2. Kalendář
Nosit v hlavě všechno, co potřebujeme udělat, by bylo hodně náročné. Mnohem lepší je používat pro plánování nějakou pomůcku. Na začátek stačí obyčejný kalendář v mobilu, ale můžete klidně zkusit i vychytanější a propracovanější aplikace. Třeba Notion nebo Todoist.
3. Plánování
Úkoly můžeme rozdělit podle dvou hledisek – důležitosti a naléhavosti. Důležitostí se myslí, jaký vliv mají do budoucna na naše priority. Naléhavost vyjadřuje naopak to, dokdy bychom se s danou věcí měli případně popasovat. Tohle „onálepkování“ jednotlivých úkolů nám pomůže v rozhodování, čemu se věnovat teď hned, a co je možné naopak odložit.
Urgentní a důležité – Tohle je potřeba udělat co nejdřív. Žádné odkládání.
Neurgentní a důležité – Tyhle věci sice můžou počkat, ale jednou na ně stejně dojde. Můžeme se jim věnovat, když nic z předchozí kategorie „nehoří“. Třeba i po částech, rozdělit si je na víc dní.
Urgentní a nedůležité – Tohle sice bude potřeba udělat, ale naše priority to asi moc neovlivní. Pokud nemůžete tenhle typ úkolu delegovat na někoho jiného, zkuste aspoň vymyslet řešení, které nezabere tolik času.
Neurgentní a nedůležité – Sem patří neproduktivní věci. Opravdu je chcete dělat?
4. Pravidlo 52-17
Na každou činnost a úkol si vyhraďte určitý čas, a ten dodržte. Podle studie DeskTime je nejlepší 52 minut pracovat a pak 17 minut odpočívat. Po pandemii se hodnoty mírně posunuly: 112 minut práce a 26 minut pauzy. Pro začátek ale doporučujeme původní pravidlo 52-17.
5. Buďte v klidu
Kalendář nacpaný k prasknutí není ta nejlepší cesta k efektivitě. Snažíme se vyhnout stresu,nepřivolávejte si ho hromadou často i zbytečných úkolů! Zkuste si stanovit denní dobu (třeba večer po 19:30), kdy už nebudete na ničem pracovat a dopřejete si odpočinek. Nechte si nějaký čas jen a jen pro sebe.
6. Naučte se delegovat
Když začnete mít pocit, že se na vás v jednom kuse hrnou nové a nové úkoly, a vy už další zátěž nezvládnete, je čas se zastavit a zhluboka nadechnout. Podívejte se na aktuální úkoly ještě jednou! Ty, které by za vás mohl udělat někdo jiný, podtrhněte nebo barevně označte. Určitě se jich pár najde. A teď už jen zbývá najít někoho, na koho označené úkoly budete delegovat.
Skvělý nástroj pro delegování je například Redmine. V něm si založíte potřebné úkoly/projekty a jednoduše je někomu přiřadíte. A můžete rovnou i sledovat průběh práce na daném úkolu nebo projektu.
7. Dopřejte si odpočinek
Nedovolte, aby vás pracovní starosti a povinnosti úplně pohltily. Důležité je umět si během dne dopřát i pravidelné přestávky a kvalitní odpočinek. Šálek kávy nebo čaje, krátká procházka, protažení, meditace – tohle všechno vás může pomoct načerpat novou energii. A bez ní by to dlouhodobě opravdu nešlo.
Pokud máte pocit, že pauzy nejsou potřeba, protože vás zbytečně okrádají o čas, možná vás překvapí, že podle mnoha výzkumů mívají workoholici pracující 14 a víc hodin denně stejný– nebo dokonce nižší – pracovní výkon než jejich míň urputní kolegové. Intenzivní a kvalitní práce prostě vyžaduje dostatek sil. Při plánování činností je nutné být soudný a nebrat si toho zbytečně moc. V opačném případě riskujete vyhoření, a to je mnohem větší problém než neodevzdaný úkol.
Když to shrneme, time management je skvělý nástroj, díky kterému budete moct pustit z hlavy všechny termíny a uzávěrky, a uvolněný prostor využít pro něco nového. Navíc získátelepší představu o tom, jak aktuálně trávíte svůj čas a co udělat, abyste byli spokojenější.
A ještě něco: zkuste si pustit TEDx Talk na téma Filozofie Time Managementu. Najdete tam spoustu zajímavých myšlenek.
